La Auditoría Administrativa:
Herramienta indispensable en el trabajo de un Administrador
Primera Parte
Aldro Alvarez Cruz
El Licenciado en Administración, por la naturaleza de su formación, es un profesionista que cuenta con los conocimientos para poder determinar cómo debe de ser el funcionamiento y operación óptima de una empresa, ya sea ésta micro, pequeña, mediana o grande. La única diferencia radica en el grado de complejidad de los procesos en los que se ve inmerso.
Sin embargo, su trabajo no solo consiste en diseñar la forma en que ha de trabajar una empresa, si no también el de poder evaluar su funcionamiento desde el punto de vista administrativo. Así, el establecer mecanismos de control en una empresa son el medio para supervisar de forma continua su funcionamiento. Pero, dentro de los controles que conocemos tradicionalmente, ¿que herramienta, de tipo administrativo, es de la que se vale un administrador para poder desarrollar dicha tarea?. Para poder evaluar una empresa, de forma convencional contamos con herramientas financieras como el análisis financiero, revisión de los estados financieros de una empresa o bien, el evaluar su contabilidad mediante la aplicación de auditorías.
Sin embargo, esta es una tarea que, de entrada, únicamente puede ser desarrollada por un experto en ese campo, como lo es un Contador; de igual forma, es una herramienta que nos permite evaluar el pasado de una empresa, algo que ya sucedió en el tiempo, actividades que ya se desarrollaron. A final de cuentas, una herramienta del tipo correctivo, hasta el final del periodo es cuando podemos hacer una evaluación y un diagnósito pertinente porque es cuando contamos con toda la información necesaria.
Pero es de aquí de donde surgen dos incógnitas: ¿de qué forma se puede evaluar el desempeño de una organización, desde la parte administrativa?, y la segunda sería, ¿quién es el profesionista indicado para hacer este tipo de análisis?
Contestando la primera interrogante, podemos decir que, dentro de las herramientas de control que se encuentran en el Proceso Administrativo (que tradicionalmente se conoce como Planear, Organizar, Dirigir y Controlar) tenemos las Auditorías, que son, en términos conceptuales, la evaluación de la situación de una organización para determinar su desempeño, ya sea económico o administrativo.
Si seguimos en este proceso, podemos encontrar que las Auditorías se clasfican en 2 tipos: las Auditorías Financieras y las No Financieras. Las Financieras, como he mencionado anteriormente, son responsabilidad del Contador, quién se hará cargo de evaluar la información financiera de una organización y emitir una opinión al respecto. Así entonces, las No Financieras son la técnica que nos permitirá evaluar el desempeño de la organización.
Dentro de las Auditorías No Financieras, podemos contar en la práctica profesional con las Auditorías Integrales, la Auditoría de Procesos, la Auditoría Operativa y en todas ellas encontramos que se refieren a una parte muy específica del funcionamiento de una empresa. Sin embargo, ¿de que forma podemos evaluar el desempeño de una organización, considerando elementos que son de suma importancia para su funcionamiento como lo son el Liderazgo, la Motivación, sus Estrategias, sus Objetivos, su Estructura Organizacional, su Clima Organizacional, por mencionar algunas?
Es aquí donde contamos con la Auditoría Administrativa, un término, en términos oficiales, acuñado en el año de 1962 por el autor William P. Leonard y que en la actualidad, aunque existen muchos autores que han tratado el tema en sus obras, en la práctica es una herramienta sin tanta popularidad en el campo empresarial. La Auditoría Administrativa, de acuerdo al autor Enrique Benjamín Franklin, es "la revisión analítica, total o parcial, de una organización, con el fin de determinar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y crear una ventaja competitiva sustentable".
De acuerdo a esta definición, y por su característica de ser una herramienta integradora y con un enfoque claro sistémico, requiere de un profesional que tenga conocimiento profundo del desempeño de una organización. Aquí cabe hacer la aclaración que una persona que solo conoce o domina un campo o área de una empresa (por ejemplo, Recursos Humanos, Finanzas, Mercadotecnia o Producción), dominará una parte exclusiva del procesos, dejando de lado mucha información por no tener los conocimientos necesarios para poder ubicarlos.
El Licenciado en Administración, por su formación y las características de la misma, cuenta con los conocimientos suficientes y necesarios para poder integrar, mediante un análisis profundo, el funcionamiento de toda la empresa, por partes, en un principio, y después poder integrar un diagnóstico general de como afecta el desempeño de una área en las demás. Sus resultados ayudarán a mejorar el proceso de toma de decisiones y ayudar a los administradores a definir el rumbo de la organización hacia el logro de sus objetivos.
